Cómo evaluar el desempeño de un taller automotriz

Para evaluar el desempeño de un taller automotriz debemos medir tres factores claves: la eficiencia, la ocupación y la productividad. Pero si tenemos en cuenta ciertos factores podemos anticiparnos a futuros problemas y aumentar la rentabilidad.

Antes de todo debemos realizar un diagnóstico y para ello necesitamos manejar algunas variables que nos permitan conocer el panorama actual y definir las estrategias para mejorar el desempeño, la productividad y lograr una mayor rentabilidad.

Variables importantes para el diagnostico

Para poder evaluar el desempeño debemos conocer variables como las horas facturadas, horas compradas, horas disponibles, horas trabajadas y las demoras.

• Horas facturadas: Son las que se cargan en la orden de reparación, ya sean pagadas por el cliente, la fábrica en el caso de garantía o por la concesionaria cuando se trata de cargos internos.
• Horas compradas: Son las horas que el mecánico debe asistir al concesionario en virtud del sueldo que se le paga. No son sólo las horas que está frente al vehículo.
• Horas disponibles: Son las horas que el mecánico va a estar frente a la unidad trabajando.
• Horas trabajadas: Son las horas reales que el mecánico trabaja en una unidad.
• Demora: Es el tiempo por el cual se detienen las reparaciones de las unidades por falta de repuestos, falta de herramientas, etc.

Es importante registrar las demoras, para poder detectar necesidades de capacitación, equipamiento, mejoras en la gestión de repuestos o en los procesos.

Los indicadores de gestión deberán tener las siguientes características

• Deben ser fáciles de identificar y definir para evitar ambigüedades.
• Solo se debe medir lo que es importante, los insumos, las horas, los procesos, etc.
• Los datos deben ser fáciles de procesar para lograr el mayor beneficio.
• Es importante involucrar a todo el personal del taller.
• Evitar la sensación de castigo durante las mediciones
• El significado de los indicadores de ser comprensibles, para un análisis rápido y que aporte conclusiones inmediatas.

Indicadores de funcionamiento KPI

Es importante contar con un sistema de gestión capaz de almacenar toda la información y de llevar los indicadores necesarios. Sin embargo, lo más importante que debe medir el gerente de servicios o de posventa es:

• Eficiencia operativa.
• Eficiencia total del taller.
• Ganancia

Pero también es importante que al mecánico o técnico le sea sencillo y rápido cargar estos datos en el sistema. Para que cada mecánico pueda ágilmente indicar qué está haciendo en todo momento.

¿Cómo se obtiene esta información? En todos los procesos, Reparando una unidad, limpiando el taller, asistiendo a otras áreas, trasladando una unidad y otras tareas que el Gerente de Servicios (o Gerente de Posventa) quiera medir.

¿Cómo evaluar el desempeño del taller?

Ocupación: Es la cantidad de horas disponibles de trabajo efectivo en las ordenes de reparación.  Y se calcula con la siguiente fórmula:

(Horas trabajadas x 100) / Horas Disponibles = X%

La ocupación debe estar cercana al 100%, una medida razonable estaría entre 85% y 90%

Productividad: Cuántas horas de las disponibles se están facturando a los clientes. Es similar al anterior pero desde un punto de vista financiero.

Horas Facturadas / Horas de Presencia = X%

Al contrario que la anterior este dato debe superar el 100%, una buena medida debe estar entre un 110% y 120%

La baja productividad generalmente obedece a los siguientes factores:

• Exceso de operarios
• Baja provisión de trabajo
• Mala organización de taller
• Operarios productivos dedicados a tareas no productivas
• Diseño del taller

Por tanto deberá evaluar cuál de estas es la causa de la baja productividad para enfocarse en su mejora.

Eficiencia operativa: Mide la eficiencia de los operarios productivos en trabajos que se facturan.

(Horas facturadas X 100) / Horas Trabajadas = X%

Siempre debe superar el 100%, una buena medida de éste indicador puede ser del 110-120%

Las posibles causas de baja Eficiencia Operativa son:

• Operarios con falta de formación
• Uso de equipos inadecuados
• Malos peritajes en trabajos al ingresar al taller
• Desmotivación

Eficiencia total del taller: Nos da una visión global del taller

(Horas facturadas X 100) / Horas de presencia

Siempre debe superar el 100%, una media buena de éste indicador seria del 110-120%

Las posibles causas de baja Eficiencia Total.

• Trabajos no facturados por error, negligencia y reproceso de los trabajos.
• Baja productividad
• Entradas al taller bajas
• Operarios no capacitados
• Equipos inadecuados
• Mara organización del taller
• Instalaciones inadecuadas
• Desmotivación del personal

Gestionar la mano de obra

La mano de obra es la que más costos supone dentro de la operación, además este costo es fijo, pero es la base y el apoyo del taller. Siempre se debe contar con una mano de obra motivada con experiencia y formación, esto genera trabajos de calidad.

¿Cuál es la metodología para mejorar la eficiencia o la productividad del taller en el día a día?

Medir su funcionamiento detectando y solucionando problemas y proponiendo continuamente mejoras.  Una vez que se obtienen todo los datos podremos calcular los indicadores, analizar los resultados y así podemos tomar medidas para optimizar las entradas del taller.

¿Qué son KPIS en un taller mecánico?

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) miden el nivel de rendimiento de un proceso, se centran en el "cómo" y muestran la eficacia de los procesos para alcanzar el objetivo fijado por la empresa u organización.

1- Ticket medio

El ticket medio es un indicador clave para empresas de todos los tamaños y sectores, incluidos, por supuesto, los talleres mecánicos. Muestra cuánto gasta de media cada cliente en compras y servicios en el punto de venta. Cuanto mayor sea el índice, mejor. Por eso es importante que todo el equipo trabaje para aumentarla.

Para calcular el recibo medio, se divide la facturación por el número de clientes atendidos en un periodo determinado, es decir, día, semana o mes. El resultado es el recibo medio, es decir, el importe medio gastado por cada cliente en su tienda.

2- Lucratividad

El índice de rentabilidad, como su nombre indica, muestra el margen de beneficios que ha obtenido un comercio por la venta de productos y la prestación de servicios durante un periodo de tiempo determinado. No debe confundirse con el volumen de negocio, ya que representa el volumen de negocio total sin deducir los costes.

Para calcular el margen de beneficio, divida el beneficio neto (beneficio - costes y gastos) entre las ventas brutas (ventas totales) y multiplique el resultado por 100. La cifra resultante se expresa en porcentaje e indica cuánto ha ganado la empresa en un periodo determinado. Como puede imaginar, cuanto más alto sea este valor, mejor para su empresa.

3- Rotación de los empleados

En el caso de un taller mecánico, los empleados pueden valer incluso más del doble del salario. Sin embargo, si la rotación de empleados es elevada, la empresa incurre en costes aún mayores. Al fin y al cabo, cada vez que contrata y despide a un empleado cualificado, tiene que pagar impuestos, formación, uniformes y otros gastos que afectan a su presupuesto.

El cálculo puede hacerse de varias maneras. La primera consiste en sumar el número de empleados contratados y despedidos en un periodo determinado, dividir el resultado por dos y dividir el nuevo resultado por el número total de empleados. A continuación, multiplica el valor por 100 para obtener la tasa.

Una tasa superior al 5% se considera elevada para este indicador. En este caso, evalúe las razones que pueden contribuir a que los empleados abandonen su puesto de trabajo, como el bajo salario, la falta de prestaciones y reconocimiento, la falta de medidas de comunicación y transparencia y otros factores. La retención de los empleados es importante para las estrategias empresariales.

4- Productividad

La productividad es uno de los indicadores más importantes en un taller mecánico, ya que afecta, entre otras cosas, a la satisfacción del cliente, la reducción de costes y la rentabilidad. Por tanto, cuanto más productiva sea su empresa, mejor será su rendimiento en diversos ámbitos, lo que contribuirá a un funcionamiento más eficaz.

Hay varias formas de calcular la productividad. Uno de los métodos más utilizados en un taller mecánico consiste en dividir el número de clientes atendidos por el número de horas trabajadas en un periodo determinado. No obstante, también pueden utilizarse otros formatos, como el número de clientes atendidos/número de empleados o el número de servicios satisfactorios/horas trabajadas en un periodo determinado.

¿Cómo evaluar la efectividad de un taller?

El índice de eficiencia mide la relación entre las horas dedicadas a reparaciones y las horas de producción. Esto nos permite analizar y ver lo que se hace en el taller en menos tiempo que la tarifa. Si su taller obtiene una puntuación superior al 120%, es usted uno de los afortunados, porque tiene un taller con un excelente coeficiente de eficiencia.